Klachtenreglement
Klachtenreglement Epheon Reïntegratie B.V.
Geheel
in stijl met onze opvattingen met betrekking tot re-integratie, employability
en detachering achten wij het van groot belang dat er een klachtenreglement
bestaat. Slechts door open te staan voor opmerkingen aangaande onze
dienstverlening is een steeds verdergaande verbetering en professionalisering
van onze dienstverlening en organisatie mogelijk.
Artikel 1. Definities, in het kader van deze regeling wordt verstaan onder:
Lid 1.1.
Epheon:
rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de dienstverlening aan de klager.
Lid 1.2.
Directie:
de directeur van Epheon.
Lid 1.3.
Klager:
een natuurlijk of rechtspersoon.
Lid 1.4.
Klacht:
een schriftelijk geuite klacht over een gedraging van Epheon.
Artikel 2. Klachtbehandeling
Lid 2.1.
Eenieder
heeft het recht een klacht in te dienen omtrent de wijze waarop Epheon, haar
medewerkers of een door Epheon ingehuurde onderaannemer of diens personeel zich
jegens klager heeft gedragen.
Lid 2.2.
De
bevoegdheid tot afhandeling van een klacht ligt bij de directie, deze kan
afhankelijk van de ernst van de klacht de afhandeling delegeren maar blijft
eindverantwoordelijk voor de afhandeling.
Artikel 3. In
behandeling nemen van klachten
Lid 3.1.
Alleen
schriftelijk ingediende klachten worden door de directie in behandeling genomen
waarbij de klager tenminste de volgende gegevens heeft verstrekt aan de
directie: naam en adres van de klager, datum en aard van de gedraging waarop de
klacht gericht is en, indien van toepassing, op welke werknemer van Epheon de
klacht betrekking heeft.
Lid 3.2.
In
het geval een klacht mondeling wordt geuit zal door Epheon actief worden
gestuurd op het alsnog schriftelijk indienen van de klacht waardoor een
deugdelijke procedurele afhandeling kan plaatsvinden. De directie zal hiertoe een
formulier vaststellen dat ter beschikking kan worden gesteld van een klager
waarmee het indienen van een schriftelijke klacht vereenvoudigd wordt.
Artikel 4. Geen
verplichting tot afhandeling klacht
Lid 4.1.
De
directie is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen die betrekking
heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor indiening van de klacht
heeft plaatsgevonden en/of die reeds eerder is ingediend en met inachtneming
van het klachtenreglement is afgehandeld.
Lid 4.2.
De
directie is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen die niet voldoet
aan de voorwaarden zoals opgenomen onder artikel 3., lid 3.1., met dien
verstande dat de klager een redelijke termijn heeft gehad de klacht aan te
vullen.
Lid 4.3.
Van
het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager binnen 4 weken na
ontvangst van het klaagschrift in kennis gesteld.
Artikel 5. Ontvangstbevestiging,
toezending aan beklaagde
Lid 5.1.
De
directie bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk, binnen 2
weken, voorzien van een kopie van de schriftelijk ingediende klacht of een
verwoording van de mondeling ingediende klacht.
Lid 5.2.
De
directie zendt een afschrift van de klacht aan het orgaan of de medewerker,
onder wiens verantwoordelijkheid de gedraging valt.
Artikel 6. Horen
klager en beklaagde
Lid 6.1.
De
directie stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking
heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. De klager wordt daarbij gehoord
door een persoon die niet bij de gedragingen, waarop de klacht betrekking
heeft, betrokken is geweest.
Lid 6.2.
Van
het horen van de klager kan worden afgezien indien deze heeft verklaard geen
gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
Lid 6.3.
Van
het horen wordt een verslag gemaakt dat aan betrokkenen zal worden verzonden.
Artikel 7. Termijn
van behandeling
De directie handelt de klacht af binnen 4 weken na indiening van de klacht.
Artikel 8. Bevindingen
De klager wordt schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de
bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele verdere
maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen
worden.